Trước cuộc chuyện trò, Phó Giám đốc Trung tâm LTLS tỉnh Phạm Tân Dân dẫn tôi đi một vòng qua các phòng chuyên môn mà như anh nói, là để hiểu hơn công việc của những cán bộ, nhân viên tại đây. Trong những căn phòng chất chồng tài liệu, thoảng mùi bụi giấy, cán bộ của trung tâm, đa phần là người trẻ đang chăm chú vào công việc của mình. Họ trở nên thật sự bé nhỏ giữa vô vàn tài liệu mà nếu xếp kề nhau, số hồ sơ này cũng dài hàng trăm mét giá.

 

Đây là khâu chỉnh lý hồ sơ các cơ quan, đơn vị trước khi thực hiện thao tác tiếp theo là số hóa các tài liệu này lên hệ thống. Công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ, cẩn trọng và sự sắp xếp chu đáo, khoa học. Ngày nối ngày trôi đi, những kho hồ sơ ngày càng dày thêm nhưng công việc của những cán bộ, nhân viên tại đây vẫn không hề vơi bớt, nhất là khi, công tác CĐS đòi hỏi việc số hóa, lưu trữ hồ sơ cần được chú trọng hơn cả. Được thành lập từ năm 1998, đến nay, Trung tâm LTLS tỉnh đang lưu trữ gần 50 phông tài liệu của các đơn vị, địa phương trong tỉnh. Trong đó, có nhiều tài liệu quý giá, phục vụ hiệu quả các hoạt động thực tiễn, nghiên cứu lịch sử mọi lĩnh vực. Lâu đời nhất phải kể đến phông tài liệu của Ủy ban Hành chính Quảng Bình giai đoạn từ năm 1953-1976. Bên trong những tài liệu được lưu trữ cẩn thận là cả một dòng chảy của lịch sử, của thời gian được kết nối lặng lẽ. Nhiều tài liệu đã bị hư hỏng cũng đã được đưa ra tu bổ, bồi nền.

 

Trước yêu cầu bức thiết của hoạt động lưu trữ tài liệu, ngày 30/10/2013, UBND tỉnh đã có Quyết định số 2700/QĐ-UBND phê duyệt báo cáo nghiên cứu khả thi dự án đầu tư trang thiết bị và số hóa tài liệu LTLS tỉnh Quảng Bình giai đoạn 1945-2008, tiếp đó là Quyết định số 2901/QĐ-UBND, ngày 29/7/2019 của UBND tỉnh về Kế hoạch số hóa tài liệu LTLS tỉnh Quảng Bình giai đoạn 2019-2021.

 

Đến nay, khi công tác CĐS được triển khai mạnh mẽ, với kinh nghiệm gần 10 năm số hóa tài liệu, Trung tâm LTLS tỉnh đã đẩy mạnh hoạt động CĐS trong lĩnh vực lưu trữ. Đây được coi là khâu quan trọng để xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu LTLS, từng bước ứng dụng công nghệ số hóa trong lĩnh vực lưu trữ theo hướng hiện đại. Việc tra cứu, cung cấp thông tin phục vụ cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân và hoạt động điều hành phát triển kinh tế-văn hóa-xã hội của tỉnh sẽ trở nên dễ dàng hơn.

 

Trước đây, việc khai thác tài liệu chủ yếu từ nguồn tài liệu lưu trữ bằng bản gốc giấy, vừa mất thời gian, vừa tốn công sức. Chưa kể, trải qua thời gian, việc lưu trữ tài liệu cũng bị ảnh hưởng bởi việc xuống cấp về mặt vật lý và hóa học của số tài liệu giấy này. Khi triển khai số hóa, chuyển từ tài liệu giấy sang dạng tệp tin điện tử sẽ giúp cho việc khai thác cung cấp thông tin được nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm thời gian, góp phần cải cách thủ tục hành chính, nâng cao hiệu quả hoạt động ứng dụng công nghệ số trong công tác lưu trữ.

 

Theo ông Phạm Tân Dân, thực hiện Kế hoạch số 1582/KH-UBND, ngày 4/9/2020 của UBND tỉnh về ban hành kế hoạch số hóa kết quả giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của các cơ quan, đơn vị, địa phương giai đoạn 2020-2025, hiện, 100% hồ sơ thủ tục hành chính của trung tâm là các chứng thực tài liệu LTLS đã được số hóa và cập nhật lên hệ thống dịch cụ công. Với sự hỗ trợ của trung tâm, Sở Nội vụ là đơn vị đầu tiên của tỉnh số hóa các thủ tục hành chính với 1.600 hồ sơ, hơn 12.200 văn bản đang lưu trữ ở dạng giấy được đưa lên kho lưu trữ của Hệ thống cổng dịch vụ công tỉnh Quảng Bình. Khi các đơn vị triển khai mạnh mẽ CĐS, trung tâm cũng đã phối hợp và hỗ trợ dịch vụ tạo lập cơ sở dữ liệu và số hóa tài liệu, trong đó, trung tâm đang hỗ trợ số hóa tài liệu phông lưu trữ UBND huyện Minh Hóa và Phòng Nội vụ huyện Minh Hóa với tổng số gần 40.000 văn bản.

Thực hiện Quyết định số 2254/QĐ-UBND, ngày 14/8/2023 của UBND tỉnh phê duyệt kế hoạch số hóa tài liệu lưu trữ tại LTLS tỉnh Quảng Bình, dự kiến trong giai đoạn 2023-2028, Trung tâm LTLS tỉnh sẽ số hóa hơn 8.700 hồ sơ với gần 202.300 văn bản và gần 1.267.900 trang tài liệu. Đây là một khối lượng công việc khổng lồ đòi hỏi sự tập trung nhân lực, trang thiết bị, công nghệ. Tuy nhiên, tất cả các yếu tố này đều đang làm khó cho hoạt động của trung tâm khi thiếu nhân lực am hiểu chuyên sâu về công nghệ thông tin, thiếu thiết bị chuyên dụng và việc phát triển hệ thống, phần mềm trên nhiều lĩnh vực cùng lúc, nhiều đơn vị thiếu sự kết nối, tích hợp, liên thông.

Điều đó đòi hỏi những cán bộ, nhân viên của trung tâm phải nỗ lực hơn nhiều lần, để vượt khó, vượt khổ hoàn thành tốt kế hoạch đặt ra. “Thời gian tới, chúng tôi sẽ tạo lập cơ sở dữ liệu đặc tả và số hóa tài liệu lưu trữ có tần suất sử dụng cao nhằm phục vụ độc giả sử dụng tài liệu trực tuyến, đồng thời đẩy mạnh CĐS trong lưu trữ tài liệu nhằm nâng cao chất lượng công việc cho các cơ quan, tổ chức, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí lâu dài. Đó cũng chính là mục đích cuối cùng cơ bản nhất mà chúng tôi luôn hướng tới”, ông Dân khẳng định.

Tài liệu lịch sử là cầu nối giữa quá khứ với hiện tại và tương lai. Bảo tồn tư liệu lịch sử chính là mở cánh cửa để bước gần hơn với nguồn gốc, tổ tiên. Bởi thế, hơn lúc nào hết, số hóa tài liệu lịch sử chính là việc làm cấp thiết để những lịch sử được gìn giữ và phát huy giá trị cho hôm nay và mai sau.

 

“Việc số hoá kết quả giải quyết thủ tục hành chính đang được quản lý, lưu trữ bằng văn bản giấy để lưu trữ lên kho quản lý dữ liệu điện tử thủ tục hành chính là một nhiệm vụ mới, khó. Do vậy, với điều kiện, khả năng và kinh nghiệm, trung tâm sẵn sàng tư vấn lập dự toán, xây dựng kế hoạch, hỗ trợ, phối hợp các cơ quan, đơn vị có nhu cầu. Một khi các đơn vị làm tốt khâu này cũng là tạo điều kiện để chúng tôi thu thập, xây dựng cơ sở dữ liệu LTLS, bởi dữ liệu “đầu ra” của các đơn vị cũng chính là dữ liệu “đầu vào” của chúng tôi”, Phó Giám đốc Trung tâm LTLS tỉnh Phạm Tân Dân chia sẻ.